Přechod k jiné účetní

Nejste spokojeni s osobou či firmou, která vám vede účetnictví? Chcete přejít k někomu jinému, ale obáváte se komplikací s tím spojených?

I když jsou firmy či živnostníci nespokojeni s osobou či firmou, která jim vede účetnictví, často konec spolupráce oddalují. A to hlavně kvůli obavám z předávání dokumentů či složitému procesu postoupení celého účetnictví nové firmě (převod dat apod.). Často jsou zde obavy z převodu dat z jednoho účetního software na jiný. 

Mějte na paměti, že účetní vám prodává stejnou službu jako třeba kosmetička, zubař, zedník nebo servisní technik. Když s jeho službami nejste spokojeni, se změnou neotálejte. Změna účetního je totiž mnohem snadnější, než by se na první pohled mohlo zdát. 

Pokud to jen jde, nejsnadnější pro klienta a zároveň nejefektivnější pro všechny zúčastněné strany je, když veškerou komunikaci s původním účetním nechá klient na nové firmě. Dva účetní se zpravidla domluví mnohem lépe, než když jim do toho vstupuje třetí strana. 

Jestliže jste v situaci, kdy si můžete vybírat datum, pak je ideální, aby nová firma začala účtovat od 1. ledna. K tomu je ovšem potřeba, aby Vaši agendu získala s dostatečným předstihem a není výjimkou, že se práce obou účetních budou na čas překrývat. V takovém období je dobré jasně předem vymezit, kdo bude co zpracovávat. Pokud nemáte jinou možnost, pochopitelně přechod k nové účetní společnosti se dá zvládnout kdykoliv.

Pro klienta je ale výše zmíněné období výhodné hlavně v tom, že může reálně porovnat jednání a profesní dovednosti obou účetních, a včas tak zjistit, zda nová firma není třeba ještě horší než ta původní.

Potřebné doklady k převzetí účetnictví:

• hlavní kniha,
• účetní deníky,
• účetní závěrky, včetně rozvah a výsledovek,
• vnitřní účetní směrnice, včetně účtového rozvrhu,
• inventarizace rozvahových a podrozvahových účtů (včetně inventarizačních seznamů účtů) - inventurní soupis majetku, karty majetku, drobného majetku, zásob, zboží, materiálu, pokladní hotovosti,
• zůstatky účtů za uplynulé účetní období,
• kniha pohledávek, kniha závazků,
• a navíc obraty výsledkových účtů a účetní doklady rozpracovaného účetního období při převzetí v průběhu zdaňovacího období.

Inventurní soupisy: Ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyplývá jedna z povinností účetní jednotky, a to zhotovení inventurních soupisů rozvahových účtů. Správně vyhotovena inventarizace vysvětluje zůstatky na rozvahových účtech na jednotlivé účetní případy včetně rozboru počátečního stavu minulých let. Inventurní soupis je průkazný účetní záznam o majetku a závazcích, zjištěný fyzickou, např. dokladovou inventurou. Při zjištění inventurních rozdílů a jejich zaúčtování dochází ke srovnání skutečného a účetního stavu.

Daňová přiznání z předchozích účetních období
Pro podání správného daňového přiznání je třeba vycházet z podaných daňových přiznání, tyto jsou jediným dokladem o výši vykázané daňové ztráty a uplatněných odčitatelných položkách. Rok vzniku daňové ztráty a její výše je rozhodná pro uplatnění v budoucích zdaňovacích obdobích.

Potřebná daňová přiznání

• k dani z příjmu právnických osob/ fyzických osob, včetně příloh,
• k dani silniční,
• k dani FO ze závislé činnosti a funkčních požitků,
• k dani srážkové FO, PO,
• DPH,
• daň z nemovitostí u obchodního majetku,

Další doklady:

• uzavřené platné smlouvy,
• smlouvy o půjčkách,
• úvěrové smlouvy, leasingové smlouvy, včetně splátkových kalendářů,
• kopie velkých technických průkazů vozidel v majetku, zaměstnanců,
• další doklady potřebné k vedení účetnictví, daňové evidence.

Při převzetí mzdové a personální agendy je nutné předat následující doklady:

• pracovní smlouvy včetně dodatků, platových výměrů,
• dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti,
• růžové prohlášení poplatníka, včetně souvisejících potvrzení (studium, ZTP),
• kopie rodných listů dětí,
• smlouvy o úvěru na bydlení, životních pojistek,
• zůstatky dovolené, průměry pro náhrady (dovolené) zaměstnanců,
• potvrzení o zdanitelných příjmech z předchozího roku,
• mzdové listy, rekapitulace mezd při převzetí v průběhu roku,
• další potřebné doklady potřebné k řádnému zpracování mezd včetně podkladů zaměstnanců, kteří jsou na rodičovské dovolené.

V okamžiku přechodu k jiné účetní firmě je velmi důležité se stávající účetní firmou písemně domluvit, zda vám zpracuje přiznání k dani z příjmů a všechna ostatní daňová přiznání, která se zpracovávají v prvním čtvrtletí roku. Písemná forma je velmi důležitá. V písemnosti trvejte na tom, aby bylo uvedeno, o která konkrétní přiznání (daňová tvrzení) se jedná a kdo má povinnost je odevzdat na finanční úřad. 

Dále nezapomeňme na tzv. předávací protokol. Předávací protokol podepisuje předávající a přejímající. Předávací protokol je významný dokument, který na jednu stranu chrání předávajícího před případným nařčením o nedodání všech dokladů a účetních knih vztahujících se k předávanému účetnictví, a na druhé straně přejímající má přehled o všech dokumentech daného účetnictví.

Jak nejlépe vybrat svou "novou účetní"!?

Kvalitní účetní firma, nebo účetní musí mít proaktivní přístup. Má se zajímat o svého klienta a vyžadovat nové doklady, kontrolovat seznam majetku, výši závazků a pohledávek a veškeré nesrovnalosti ihned řešit. Pokud externí účetní společnost dlouho nekomunikuje, zpracovává přehledy mezd a další náležitosti se zpožděním, pak je zde něco špatně. Poctivá důslednost je totiž polovinou úspěchu.

Důležité jsou také samotné reference. Nemá-li vybraná účetní firma žádné reference, na které byste se mohli obrátit a ověřit kvalitu služeb, pak opět zde není něco v pořádku.

Před konečnou volbou dodavatele účetních služeb se zajímejte, v jakých účetních programech společnost pracuje. Respektive zda účetní software dovede zpracovat vaše elektronické výkazy, dokáže pracovat se skladovými zásobami a dalšími daty, které budete externímu účetnímu předávat. 

Na co si dát pozor.

Dříve než se pustíte k oslovení externí účetní firmy, ujasněte si, co od outsourcingu očekáváte. Zda požadujete vést daňovou evidenci, klasické účetnictví, zpracování DPH a kontrolního hlášení, nebo zhotovení sociálních a zdravotních odvodů, evidenci majetku, přiznání k dani z příjmů a další činnosti.

Předem se domluvte také na ceně. Především se zajímejte, zda služby budou účtovány paušálně nebo za každou zaúčtovanou položku a provedený úkon. Zároveň si stanovte termíny pro předávání účetních dokladů a dat a také termíny vyhotovení požadovaných přehledů.

Veškeré podmínky spolupráce se nebojte ošetřit smluvně. Zde si například můžete stanovit klauzuli o zachování mlčenlivosti. Právě citlivé účetní údaje totiž mohou být pro konkurenci žádaným zbožím.